Stad Sint-Truiden Customer Success Story
Beschrijving van het bedrijf
Sint-Truiden is één van de grootste steden in de provincie Limburg. De stad voorziet alle burgers en organisaties in deze regio van een uitgebreide dienstverlening en van de nodige informatie via allerlei kanalen. Burgers en organisaties kunnen voor alle officiële procedures en documenten bij de verschillende stadsdiensten terecht.
Industrie
Publieke sector
Bedrijfsgrootte
Locatie/Regio
Sint-Truiden
Geleverde oplossingen
MS Dynamics 365
Uitdaging
De digitalisatie van onze maatschappij gaat razendsnel. Meer en meer burgers zijn nu digitaal actief en verwachten hetzelfde van bedrijven, overheden en besturen waarmee zij in contact komen. Burgers en organisaties kunnen op verschillende manieren (brief, e-mail, website, sms, …) interageren met een lokaal bestuur. En zij willen ook continu op de hoogte blijven van alle evoluties aangaande hun aanvraag, dossier of klacht dat geregistreerd werd.
De Stad Sint-Truiden werft regelmatig nieuwe medewerkers aan voor de verschillende stadsdiensten. De personeelsdienst dient het onthaalproces van de nieuwe medewerkers te stroomlijnen, maar gezien de vele systemen en toepassingen die vandaag gebruikt werden, is dit geen gemakkelijke opdracht.
Het secretariaat van de Stad Sint-Truiden ontvangt en registreert dagelijks een grote hoeveelheid post. Deze post wordt ingescand en geregistreerd in een applicatie, maar nog steeds worden de analoge poststukken afgeleverd bij de verschillende diensten.
Oplossing
De oplossing voor de stad Sint-Truiden is de implementatie van een zaaksysteem op basis van MS Dynamics 365 en Office365. Van zodra alle zaken en dossiers centraal geregistreerd en beheerd worden, zullen stadsmedewerkers een aantal voordelen verwerven. Zo zal de dienstverlening voor de burgers geoptimaliseerd worden door het stroomlijnen van de interacties en het verbeteren van de transparantie. Daarnaast zal de productiviteit van de medewerkers de hoogte in gaan doordat taken geautomatiseerd kunnen worden.
De personeelsdienst registreert een nieuw dossier van zodra een nieuwe medewerker start bij de stad Sint-Truiden. Automatisch worden een aantal taken aangemaakt voor de juiste personen zodat het onthaalproces beter kan worden georganiseerd en opgevolgd kan worden door de medewerkers van de personeelsdienst.
Voor het secretariaat werd een postregistratie oplossing geïmplementeerd, zodat alle poststukken ingescand kunnen worden en ook digitaal doorgestuurd kunnen worden naar de verschillende diensten. De post wordt aldus niet meer op papier afgeleverd bij de diensten. Zo wordt tijd bespaart en kan er meer tijd worden gespendeerd aan andere taken.
De belangrijkste functionaliteiten omvatten:
- Document previews
- Validatieflow
- Beveiliging
- Dashboards per rol
- Delen & kopiëren van poststukken
Resultaat
Via MS Dynamics 365 wordt een centrale registratie van inkomende en uitgaande post, alsook een volledige digitale verdeling, opvolging en verwerking van alle poststukken binnen het bestuur Sint-Truiden mogelijk gemaakt. Hierdoor kunnen dossiers beter opgevolgd worden in combinatie met een efficiënte taakopvolging, gespreid over meerdere medewerkers. Dit leidt zowel tot een betere dienstverlening én communicatie naar burgers en andere belanghebbende organisaties.