LB365 Postregistratie Customer Success Story

Beschrijving van het bedrijf

Consortium van lokale besturen opgericht onder toeziend oog van V-ICT-OR. Via LB365 kunnen besturen samen de krachten bundelen, kunnen ze samen aanbesteden om generieke componenten te ontwikkelen, en samen nadenken hoe hun digitale dienstverlening eruit kan zien.

Bedrijfsgrootte

365 lokale besturen

Locatie/Regio

België

Website

https://v-ict-or.be/wat-we-doen/samen-aanbesteden

Geleverde oplossingen

MS Dynamics 365

Uitdaging

Lokale besturen hebben een wettelijke verplichting om een register van inkomende en uitgaande post aan te leggen. Vele besturen gebruiken reeds een digitale toepassing om brieven en de bijhorende metadata te registreren, maar vaak worden de analoge poststukken nog steeds fysiek afgeleverd bij de verschillende diensten. De dienstmedewerkers hebben op deze manier wel wat werk om deze grote hoeveelheden dagelijkse post te behandelen en te verwerken. Aangezien veel besturen streven naar een betere, volledigere & efficiëntere dienstverlening was het absoluut noodzakelijk om de registratie van post (brieven en e-mails) te vereenvoudigen en optimaliseren door middel van digitalisering via het zaaksysteem dat opgezet werd in LB365.  

De inrichting en invulling van de wettelijke verplichting om een register voor de post aan te leggen varieert van lokaal bestuur tot lokaal bestuur. Concreet hield dit in dat verschillende besturen uit het LB365 consortium andere noden en wensen hadden voor het implementeren van een proces met betrekking tot Postregistratie.  

Oplossing

Om tegemoet te komen aan de wensen van de lokale besturen én aan de wettelijke verplichting opgelegd door de overheid werd via LB365 een module Postregistratie uitgewerkt waarbij alle poststukken (brieven en e-mails) geregistreerd kunnen worden in het zaaksysteem. Via deze module kunnen besturen zowel inkomende als uitgaande post registreren. Bovendien hebben besturen ook de mogelijkheid om poststukken digitaal door te sturen naar de verschillende diensten. Concreet betekent dit dat de Postregistratie oplossing naast het registreren van post ook een volledige digitale verdeling, opvolging en verwerking van poststukken voorziet. 

Naast de mogelijkheid om poststukken digitaal te registreren, verdelen & te verwerken bevat deze module nog een aantal extra functionaliteiten. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over: 

  • Inline editeren en preview van poststukken 
  • Dynamische validatieflow voor de afhandeling van poststukken 
  • Kopiëren en delen van poststukken 
  • Uitsplitsen van poststukken 
  • Converteren van poststukken naar een dossier 
  • Aanmaken van uitgaande poststukken op basis van sjablonen 

Om te garanderen dat elk lokaal bestuur de Postregistratie oplossing overeenkomstig de eigen behoeften kan gebruiken, werd ervoor gezorgd dat de oplossing zeer flexibel en dynamisch is. Zo kunnen lokale besturen zelf een aantal opties configureren. Meer bepaald gaat het onder andere over volgende elementen: 

  • Keuze tussen centrale of decentrale registratie van post 
  • Keuze welke stappen (secretariaat, diensthoofd, dienst, etc) in de validatieflow noodzakelijk zijn 
  • Kolommen die getoond worden in het dashboard van de behandelaars 
  • … 

Op deze manier werd ervoor gezorgd dat alle besturen binnen LB365 de postregistratie oplossing kunnen configureren en gebruiken overeenkomstig de behoeften van het eigen, lokale bestuur.  

Resultaat

Een digitale registratie, verdeling, opvolging en verwerking van poststukken is de basis van de Postregistatie module uitgewerkt in het kader van LB365. De lokale besturen Lede, Brasschaat, Maldegem, Berlare, Zoersel, Beringen en Kortrijk hebben de Postregistratie oplossing reeds (deels en/of stapsgewijs) in gebruik genomen. Via deze implementatie zijn lokale besturen in staat om een betere en efficiëntere dienstverlening aan te bieden aan de organisaties/burgers waarmee ze in contact komen.